Jeder Vertriebsprofi kennt das: Sie haben gerade ein hervorragendes Gespräch mit einem vielversprechenden potenziellen Kunden geführt. Die Unterhaltung verlief ganz natürlich, der Kunde hat Ihnen wichtige Probleme geschildert, Sie haben Ihre Lösung perfekt positioniert und Sie spüren, dass der Deal voranschreitet.
Dann kommt der Teil, den Sie fürchten.
Sie öffnen Ihr CRM. Sie starren auf die leeren Felder: Zusammenfassung des Gesprächs, wichtige Diskussionspunkte, nächste Schritte, identifizierte Probleme, vorgebrachte Einwände, Entscheidungszeitplan, beteiligte Stakeholder. ...
Was eigentlich 5 Minuten dauern sollte, zieht sich irgendwie auf 20 Minuten hin. Sie tippen wie wild, versuchen sich an die genauen Details zu erinnern, solange sie noch frisch sind, und fragen sich, ob Sie auch wirklich alles Wichtige erfasst haben.In der Zwischenzeit beginnt Ihr nächstes Gespräch in 10 Minuten, und Sie haben noch nicht einmal das Konto des Kunden überprüft.
Am Ende des Tages sind Sie erschöpft, nicht vom Verkaufen, sondern vom Dokumentieren Ihrer Verkäufe.
Die Krise der CRM-Dateneingabe im Vertrieb
Hier ist eine Statistik, die jeden Vertriebsleiter beunruhigen sollte: Vertriebsmitarbeiter verbringen nur 28 % ihrer Zeit mit dem eigentlichen Verkauf. Der Rest wird von Verwaltungsaufgaben, Besprechungen und ja, auch der CRM-Dateneingabe in Anspruch genommen.
Die versteckten Kosten der manuellen Anrufdokumentation
Schauen wir uns einmal an, was nach jedem Verkaufsgespräch wirklich passiert:
Unmittelbare Auswirkungen:
15–25 Minuten pro Anruf für detaillierte Notizen
Durchschnittlich 5–6 Verkaufsgespräche pro Tag
75–150 Minuten täglich nur für die Niederschrift von Gesprächen
Das sind 6,25–12,5 Stunden pro Woche, fast 2 volle Verkaufstage, die verloren gehen.
Auswirkungen auf die Qualität:
Gedächtnisverlust: Innerhalb einer Stunde vergisst man 50 % der spezifischen Details.
Inkonsistente Dokumentation: Einige Anrufe werden ausführlich notiert, andere nur mit „Gutes Gespräch, werde nachfassen”.
Verlorene Nuancen: Tonfall, Zögern, Begeisterung – all die menschlichen Signale, die Aufschluss über die Verhandlungslage geben.
Verpasste Verbindungen: Die beiläufige Bemerkung zum Genehmigungsprozess für das Budget im vierten Quartal? Die steht wahrscheinlich nicht in Ihren Notizen.
Auswirkungen auf das Team:
Vertriebsleiter können ohne detaillierte Anrufdaten keine genauen Prognosen erstellen.
Teammitgliedern, die Kunden betreuen, fehlen wichtige Kontextinformationen.
Die Übergabe an das Kundenmanagement oder die Implementierungsteams beginnt mit Informationslücken.
Coaching-Möglichkeiten werden verpasst, weil Anrufe nicht detailliert genug dokumentiert werden.
Die ironische Wahrheit: Das Tool, das Ihnen helfen soll, besser zu verkaufen (Ihr CRM), raubt Ihnen Zeit für den eigentlichen Verkauf.
Warum Sprachaufzeichnungen allein nicht die Lösung sind?
Einige Vertriebsteams haben die naheliegende Lösung ausprobiert: „Nehmen Sie Ihre Anrufe einfach auf und greifen Sie später darauf zurück.“
Die Probleme häufen sich schnell:
Die überwältigende Audiobibliothek Nach einem Monat haben Sie über 100 einstündige Anrufaufzeichnungen. Wenn Sie sich daran erinnern müssen, was ein bestimmter potenzieller Kunde über seinen Budgetzeitplan gesagt hat, werden Sie sich dann wirklich den gesamten 47-minütigen Anruf von vor drei Wochen anhören? Natürlich nicht.
Der Zeitaufwand für die Transkription Sie erhalten also Transkripte. Jetzt haben Sie über 100 riesige Textwände mit Füllwörtern, Nebengesprächen und Abschweifungen. Die Suche nach „Preisen“ liefert 47 Ergebnisse. Welches enthält die tatsächliche Preisdiskussion, die Sie benötigen?
Der Kontextverlust Rohe Transkripte sagen Ihnen nicht, was wichtig ist. Sie unterscheiden nicht zwischen Small Talk über das Wetter und wichtigen Informationen über den Kaufprozess des potenziellen Kunden. Sie markieren keine Einwände und heben keine Begeisterung hervor.
Der Integrationsalptraum Ihre Anrufaufzeichnungen befinden sich in einem System. Ihr CRM ist ein anderes System. Ihre Notizen-App ist ein drittes. Die tatsächlich nützlichen Informationen sind über verschiedene Plattformen verstreut, und ihre Konsolidierung erfordert immer noch manuelle Arbeit.
Remi8: Die Geheimwaffe für Vertriebsprofis zur perfekten CRM-Beherrschung
Remi8 ist nicht nur ein weiterer Anrufaufzeichner. Es handelt sich um ein KI-gestütztes Sales-Intelligence-System, das als elegante Sprachmemo-Plattform getarnt ist und speziell dafür entwickelt wurde, das CRM-Dokumentationsproblem zu lösen, mit dem Vertriebsteams überall zu kämpfen haben.
Wie verändert Remi8 die Dokumentation von Verkaufsgesprächen?
Schritt 1: Mühelose Anrufaufzeichnung
Legen Sie Ihr Remi8-Gerät während des Gesprächs auf Ihren Schreibtisch. Drücken Sie auf „Aufzeichnen“. Das war's schon.
Für persönliche Besprechungen: Die professionelle Audioaufzeichnung von Remi8 sorgt für gleichbleibende Klarheit in Konferenzräumen, Cafés und auf lauten Messeständen.
Für Telefon-/Videoanrufe: Verwenden Sie Remi8, um Ihre Seite des Gesprächs aufzuzeichnen, oder nutzen Sie die mobile App während des Anrufs für eine vollständige Aufzeichnung.
Der entscheidende Unterschied: Sie müssen sich nicht mit Aufnahmeeinstellungen herumschlagen oder sich um die Technik kümmern.
Schritt 2: KI-gestützte Analyse, während Sie sich Ihrer nächsten Aufgabe zuwenden
Sobald Ihr Anruf beendet ist, macht sich die KI von Remi8 an die Arbeit:
Intelligente Transkription Nicht nur Sprache-zu-Text, sondern eine geschäftskontextbezogene Transkription, die:
Branchenbegriffe und Produktnamen erkennt
Sprecherwechsel identifiziert (Sie vs. potenzieller Kunde)
Füllwörter und Fehlstarts herausfiltert
Auch bei Akzenten oder Fachjargon für Klarheit sorgt
Intelligente Zusammenfassung Remi8 liefert Ihnen nicht die vollständige Transkription (die jedoch bei Bedarf verfügbar ist). Stattdessen erhalten Sie eine strukturierte Zusammenfassung, gegliedert nach:
Anrufübersicht: 2–3 Sätze umfassende Zusammenfassung des Gesprächs
Identifizierte Probleme: Die spezifischen Probleme, die der potenzielle Kunde zu lösen versucht
Aktuelle Situation: Was sie derzeit tun und warum es nicht funktioniert
Entscheidungsprozess: Wer ist beteiligt, Zeitplan, Budgetüberlegungen
Produktinteresse: Welche Funktionen/Fähigkeiten fanden den größten Anklang?
Einwände und Bedenken: Was lässt sie zögern?
Erwähnungen von Wettbewerbern: Werden konkurrierende Lösungen evaluiert?
Nächste Schritte: Vereinbarte Maßnahmen mit Angabe der Verantwortlichen
Wichtige Zitate: Aussagekräftige Aussagen, die Motivation oder Dringlichkeit offenbaren
Extraktion von Maßnahmen Jede Zusage wird markiert:
„Ich schicke Ihnen die Fallstudie bis Donnerstag zu.“
„Sarah wird den IT-Leiter zur technischen Überprüfung hinzuziehen.“
„Nach der nächsten Vorstandssitzung am 15. März wird Klarheit über das Budget herrschen.“
Bewertung der Deal-Temperatur Basierend auf Sprachmustern, Engagement und Verbindlichkeit liefert Remi8 Einblicke in die Dynamik des Deals:
Erkannte Kaufsignale
Warnsignale oder Anzeichen für Verzögerungen
Dringlichkeitsgrad
Qualität des Engagements
Schritt 3: Optimierte CRM-Eingabe
Jetzt kommt der magische Moment. Sie öffnen Ihr CRM und Ihre Remi8-Zusammenfassung.
Herkömmlicher Ansatz (20 Minuten):
Details aus dem Gedächtnis abrufen
Zusammenfassung in narrativer Form eingeben
Versuchen, sich an Probleme zu erinnern
Nächste Schritte rekonstruieren
Details zum Zeitplan erraten
Überlegen, ob Sie alles erfasst haben
Remi8-Ansatz (3 Minuten):
Von KI generierte strukturierte Zusammenfassung überprüfen
Relevante Abschnitte direkt in die entsprechenden CRM-Felder kopieren
Persönliche Beobachtungen oder Strategienotizen hinzufügen
Als abgeschlossen markieren
Oder noch besser: Wenn Ihr CRM über API-Integrationsfunktionen verfügt, kann Remi8 strukturierte Daten mit einem Klick direkt in die entsprechenden Felder übertragen.
Zeitersparnis: 85 % weniger Zeitaufwand für die Dokumentation Qualitätsverbesserung: 200 % detailliertere und konsistentere Aufzeichnungen
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Über die individuelle Produktivität hinaus: Teamintelligenz
Die Leistungsfähigkeit von Remi8 vervielfacht sich auf Teamebene.
Vorteile für Vertriebsleiter
Genaue Prognosen: Anstatt sich auf die subjektiven Einschätzungen der Vertriebsmitarbeiter zu verlassen, überprüfen Manager die tatsächlichen Gesprächszusammenfassungen. „Sie sind sehr interessiert” wird anhand von Aussagen der Käufer und deren Engagement quantifizierbar.
Gezieltes Coaching: Der Manager überprüft die Gesprächszusammenfassungen von Vertriebsmitarbeitern, die Schwierigkeiten haben. Er erkennt ein Muster: Der Vertriebsmitarbeiter fragt nicht nach dem Zeitplan für die Entscheidung oder der Budgethoheit. Das Coaching wird spezifisch und umsetzbar.
Skalierung von Best Practices: Ein Top-Performer kann eine bestimmte Einwendung erfolgreich entkräften. Seine Remi8-Zusammenfassung wird zum Schulungsmaterial für das gesamte Team.
Teamübergaben
Kundenübergaben: Ein Vertriebsmitarbeiter verlässt das Unternehmen oder wechselt in ein anderes Gebiet. Der neue Vertriebsmitarbeiter übernimmt den Kunden mit der vollständigen Gesprächshistorie, nicht nur mit dem Stand des Geschäfts im CRM, sondern auch mit dem tatsächlichen Beziehungskontext.
Vom Verkauf zur Implementierung: Das Implementierungsteam erhält umfassende Notizen zu den Erwartungen, Bedenken und Versprechungen des Kunden. Keine Überraschungen à la „Moment mal, was hat der Verkäufer gesagt?“.
Komplexe Zusammenarbeit bei Geschäften: Mehrere Vertreter arbeiten an einem Unternehmensgeschäft. Jeder hat Zugriff auf alle Gespräche mit den Beteiligten. Perfekte Koordination.
Der Remi8-Vertriebs-Workflow: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Lassen Sie uns den gesamten Workflow zur Maximierung von Remi8 in Ihrem Vertriebsprozess durchgehen:
Vorbereitung vor dem Anruf
Überprüfen Sie frühere Gespräche: Suchen Sie vor Ihrem Folgeanruf in Ihrem Remi8-Arbeitsbereich nach diesem potenziellen Kunden. Überprüfen Sie:
Die wichtigsten Punkte aus dem letzten Gespräch
Die von Ihnen gemachten Zusagen
Die Fragen, die sie hatten
Die Bereiche, für die sie sich interessieren
Die geäußerten Bedenken
Sie gehen gut vorbereitet in das Gespräch und beziehen sich auf konkrete Details aus den vergangenen Wochen. Der potenzielle Kunde denkt, Sie hätten ein unglaubliches Gedächtnis. Dabei haben Sie nur Remi8.
Während des Anrufs
Bleiben Sie präsent: Mit der Aufzeichnung von Remi8 können Sie:
Bei Videoanrufen Augenkontakt herstellen, anstatt auf Ihren Bildschirm zu starren, auf dem Sie Notizen machen.
Auf subtile Kaufsignale achten.
Bessere Folgefragen stellen, da Sie sich keine Sorgen machen müssen, alles mitzubekommen.
Eine echte Beziehung aufbauen, anstatt eine Transaktion durchzuführen.
Die Qualität Ihrer Gespräche verbessert sich erheblich, wenn Sie nicht versuchen,
Nachbereitung des Anrufs (3–5 Minuten)
Schritt 1: KI-Zusammenfassung überprüfen (1 Minute) Überfliegen Sie die von Remi8 erstellte strukturierte Zusammenfassung. Überprüfen Sie die Genauigkeit. Fügen Sie alle Kontextinformationen hinzu, die die KI möglicherweise übersehen hat.
Schritt 2: Ergänzen Sie die Zusammenfassung mit strategischen Anmerkungen (2 Minuten) Fügen Sie Ihre professionelle Interpretation hinzu:
„Die mobilen Funktionen im Angebot müssen hervorgehoben werden. Der Betriebsleiter ist offensichtlich frustriert über die Berichterstattung aus dem Außendienst.“
„Der CFO scheint der eigentliche Entscheidungsträger zu sein, auch wenn der Vizepräsident für den Betrieb unser Hauptansprechpartner ist.“
„Der Wettbewerber XYZ wurde erwähnt, aber der potenzielle Kunde zeigte sich nicht begeistert von ihm. Chance zur Differenzierung.“
Schritt 3: CRM-Eintrag (2 Minuten) Kopieren Sie relevante Abschnitte in die CRM-Felder. Aktualisieren Sie die Deal-Phase. Legen Sie Folgeaufgaben fest. Markieren Sie den Vorgang als abgeschlossen.
Gesamtzeit: 5 Minuten gegenüber traditionell mehr als 20 Minuten.
Wöchentliche Überprüfung
Mustererkennung: Überprüfen Sie Ihre Anrufe der Woche insgesamt:
Welche Probleme werden immer wieder angesprochen? (Einblicke in die Produktentwicklung)
Welche Einwände kommen immer wieder vor? (Bessere Positionierung oder Schulung erforderlich)
Welche potenziellen Kunden zeigten das größte Interesse? (Entsprechend priorisieren)
Wo stocken die Geschäfte? (Möglichkeit zur Prozessverbesserung)
Dieses strategische Denken kommt selten vor, wenn Sie in manueller Dokumentation versinken.
Der Wettbewerbsvorteil einer besseren Dokumentation
Was die meisten Vertriebsorganisationen übersehen: CRM-Daten sind nicht nur Verwaltungsaufwand. Sie sind Wettbewerbsinformationen.
Teams mit umfassender, genauer Anrufdokumentation:
Schließen Geschäfte schneller ab, weil nichts übersehen wird.
Gewinnen mehr Geschäfte, weil Angebote auf tatsächlich geäußerte Bedürfnisse eingehen.
Verkaufen effektiver, weil sie sich an frühere Gespräche erinnern.
Prognostizieren genauer, weil die Daten die Realität widerspiegeln und nicht nur Optimismus.
Skalieren Best Practices, da Erfolge dokumentiert und weitergegeben werden können.
Einarbeiten neue Mitarbeiter schneller, da sie anhand realer Gesprächsbeispiele lernen.
Schlechte CRM-Daten sind nicht nur unbequem. Sie sind umsatzmindernd.