كيفية تلخيص مكالمات المبيعات لإدخالها في نظام إدارة علاقات العملاء باستخدام Remi8

كل محترف مبيعات يعرف الإجراء المتبع: لقد أنهيت للتو مكالمة ممتازة مع عميل محتمل واعد. سارت المحادثة بشكل طبيعي، وتبادلوا النقاط الحرجة، وقمت بتقديم حلولك بشكل مثالي، ويمكنك أن تشعر بأن الصفقة تتقدم.

ثم يأتي الجزء الذي تخشاه.

تفتح CRM الخاص بك. تحدق في الحقول الفارغة: ملخص المكالمة، نقاط المناقشة الرئيسية، الخطوات التالية، النقاط الحرجة التي تم تحديدها، الاعتراضات التي أثيرت، الجدول الزمني للقرار، الأطراف المعنية. ..

ما كان من المفترض أن يستغرق 5 دقائق يمتد بطريقة ما إلى 20 دقيقة. أنت تكتب بسرعة، محاولًا تذكر التفاصيل الدقيقة بينما لا تزال حاضرة في ذهنك، متسائلاً عما إذا كنت تسجل كل شيء مهم.في هذه الأثناء، ستبدأ مكالمتك التالية في غضون 10 دقائق، ولم تراجع حسابهم بعد.

بحلول نهاية اليوم، تكون مرهقًا ليس من البيع، بل من توثيق مبيعاتك.

إليك إحصائية يجب أن تهم كل قائد مبيعات: يمضي مندوبو المبيعات 28% فقط من وقتهم في البيع الفعلي. ويستهلك الباقي في المهام الإدارية والاجتماعات، ونعم، إدخال بيانات CRM.

التكلفة الخفية لتوثيق المكالمات يدويًا

لنحلل ما يحدث بالفعل بعد كل مكالمة مبيعات:

التأثير الفوري:

• 15-25 دقيقة لكل مكالمة لتدوين ملاحظات مفصلة

• 5-6 مكالمات مبيعات في المتوسط يوميًا

• 75-150 دقيقة يوميًا فقط لكتابة المحادثات

• هذا يعني 6.25-12.5 ساعة أسبوعيًا، أي ما يقرب من يومين كاملين من المبيعات الضائعة

التأثير على الجودة:

• تدهور الذاكرة: في غضون ساعة واحدة، تنسى 50٪ من التفاصيل المحددة

• توثيق غير متسق: بعض المكالمات تحصل على ملاحظات شاملة، والبعض الآخر يحصل على ”مكالمة جيدة، سنتابعها“

• فقدان الفروق الدقيقة: النبرة، والتردد، والحماس، وجميع الإشارات البشرية التي تشير إلى درجة اهتمام العميل بالصفقة

• فقدان الصلات: ذلك التعليق العفوي حول عملية الموافقة على ميزانية الربع الرابع؟ ربما لا يوجد في ملاحظاتك

تأثير على الفريق:

• لا يمكن لمديري المبيعات التنبؤ بدقة بدون بيانات مكالمات مفصلة

• يفتقر أعضاء الفريق المسؤولون عن الحسابات إلى السياق المهم

• تبدأ عمليات التسليم إلى فرق إدارة الحسابات أو التنفيذ بفجوات في المعلومات

• فقدان فرص التدريب لأن المكالمات لا يتم توثيقها بتفاصيل كافية

الحقيقة المثيرة للسخرية: الأداة المصممة لمساعدتك على البيع بشكل أفضل (نظام إدارة علاقات العملاء) تسرق الوقت من عملية البيع الفعلية.

جربت بعض فرق المبيعات الحل الواضح: ”ما عليك سوى تسجيل مكالماتك والرجوع إليها لاحقًا“.

تتضاعف المشاكل بسرعة:

مكتبة الصوت الضخمة بعد شهر، يكون لديك أكثر من 100 ساعة من تسجيلات المكالمات. عندما تحتاج إلى تذكر ما قاله عميل محتمل معين عن الجدول الزمني لميزانيته، هل ستستمع حقًا إلى تلك المكالمة التي استمرت 47 دقيقة بالكامل منذ ثلاثة أسابيع؟ بالطبع لا.

الوقت الضائع في النسخ تحصل على نسخ مكتوبة. الآن لديك أكثر من 100 صفحة من النصوص المليئة بالكلمات الملء والتداخلات والانحرافات. البحث عن ”الأسعار“ يعطي 47 نتيجة. أي منها يحتوي على مناقشة الأسعار الفعلية التي تحتاجها؟

انهيار السياق النصوص الأولية لا تخبرك بما هو مهم. فهي لا تميز بين الحديث العادي عن الطقس والمعلومات المهمة عن عملية الشراء للعميل المحتمل. ولا تشير إلى الاعتراضات أو تبرز الحماس.

كابوس التكامل تسجيلات مكالماتك موجودة في نظام واحد. نظام CRM الخاص بك هو نظام آخر. تطبيق الملاحظات الخاص بك هو نظام ثالث. المعلومات المفيدة الفعلية موزعة على منصات مختلفة، ولا يزال تجميعها يتطلب عملاً يدويًا.

Remi8 ليس مجرد مسجل مكالمات آخر. إنه نظام ذكاء اصطناعي مدعوم بالذكاء الاصطناعي يتخفى في شكل منصة أنيقة للملاحظات الصوتية مصممة خصيصًا لحل مشكلة توثيق إدارة علاقات العملاء التي تعاني منها فرق المبيعات في كل مكان.

كيف يغير Remi8 توثيق مكالمات المبيعات؟

الخطوة 1: تسجيل المكالمات بسهولة

ضع جهاز Remi8 على مكتبك أثناء المكالمات. اضغط على زر التسجيل. هذا كل شيء.

بالنسبة للاجتماعات الشخصية: يعالج نظام التسجيل الصوتي الاحترافي من Remi8 غرف المؤتمرات والمقاهي وأرضيات المعارض التجارية الصاخبة بنفس الوضوح.

بالنسبة للمكالمات الهاتفية/المرئية: استخدم Remi8 لتسجيل جانبك من المحادثة، أو استخدم التطبيق المحمول أثناء المكالمة لتسجيلها بالكامل.

الفرق الرئيسي: لن تضطر إلى العبث بإعدادات التسجيل أو القلق بشأن التكنولوجيا.ستكون مركزًا بنسبة 100٪ على المحادثة، وبناء علاقة جيدة، والاستماع إلى إشارات الشراء، والبيع.

الخطوة 2: تحليل مدعوم بالذكاء الاصطناعي بينما تنتقل إلى مهمتك التالية

في اللحظة التي تنتهي فيها مكالمتك، يبدأ الذكاء الاصطناعي لـ Remi8 في العمل:

نسخ ذكي ليس مجرد تحويل الكلام إلى نص، بل نسخ مدرك لسياق الأعمال يقوم بما يلي:

• التعرف على مصطلحات الصناعة وأسماء المنتجات

• تحديد تغييرات المتحدث (أنت مقابل العميل المحتمل)

• تصفية الكلمات الزائدة والبدايات الخاطئة

• الحفاظ على الوضوح حتى مع وجود لهجات أو مصطلحات تقنية

الملخص الذكي لا يقدم لك Remi8 النص الكامل (على الرغم من أنه متاح إذا لزم الأمر). بدلاً من ذلك، يقدم ملخصًا منظمًا حسب:

• نظرة عامة على المكالمة: ملخص تنفيذي من 2-3 جمل للمحادثة

• نقاط الضعف المحددة: المشاكل المحددة التي يحاول العميل المحتمل حلها

• الوضع الحالي: ما يفعلونه الآن ولماذا لا ينجح

• عملية اتخاذ القرار: من يشارك، الجدول الزمني، اعتبارات الميزانية

• الاهتمام بالمنتج: الميزات/القدرات التي لاقت أكبر صدى

• الاعتراضات والمخاوف: ما الذي يجعلهم يترددون

• إشارات إلى المنافسين: أي حلول تنافسية يتم تقييمها

• الخطوات التالية: بنود العمل المتفق عليها مع تحديد المسؤول عنها

• الاقتباسات الرئيسية: تصريحات قوية تكشف عن الدافع أو الحاجة الملحة

استخراج بنود العمل يتم تمييز كل التزام:

• ”سأرسل لك دراسة الحالة بحلول يوم الخميس“

• ”ستقوم سارة بإشراك مدير تكنولوجيا المعلومات في المراجعة الفنية“

• ”سيكون لديهم وضوح في الميزانية بعد اجتماع مجلس الإدارة المقبل في 15 مارس“

تقييم درجة احتمالية إبرام الصفقة استنادًا إلى أنماط اللغة ومستوى المشاركة وقوة الالتزام، يوفر Remi8 رؤى حول زخم الصفقة:

• إشارات الشراء المكتشفة

• العلامات الحمراء أو مؤشرات التوقف

• مستوى الإلحاح

• جودة المشاركة

الخطوة 3: إدخال CRM مبسط

الآن يأتي اللحظة السحرية. تفتح CRM وملخص Remi8.

النهج التقليدي (20 دقيقة):

• استرجاع التفاصيل من الذاكرة

• كتابة الملخص في شكل سردي

• محاولة تذكر نقاط الضعف

• إعادة بناء الخطوات التالية

• تخمين تفاصيل الجدول الزمني

• التخمين مرة أخرى ما إذا كنت قد سجلت كل شيء

نهج Remi8 (3 دقائق):

• مراجعة الملخص المنظم الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي

• نسخ الأقسام ذات الصلة مباشرة إلى حقول CRM المقابلة

• إضافة أي ملاحظات شخصية أو ملاحظات استراتيجية

• ضع علامة ”مكتمل“

أو الأفضل من ذلك، إذا كان CRM الخاص بك يتمتع بقدرات تكامل API، يمكن لـ Remi8 دفع البيانات المنظمة مباشرة إلى الحقول المناسبة بنقرة واحدة.

توفير الوقت: تقليل وقت التوثيق بنسبة 85٪ تحسين الجودة: سجلات أكثر تفصيلاً واتساقًا بنسبة 200٪

تتضاعف قوة Remi8 على مستوى الفريق.

فوائد مدير المبيعات

تنبؤات دقيقة: بدلاً من الاعتماد على التقييمات الذاتية للممثلين، يراجع المديرون ملخصات المكالمات الفعلية. يصبح ”إنهم مهتمون جدًا“ قابلاً للقياس بناءً على تصريحات المشتري ومستويات الالتزام.

تدريب موجه: يراجع المدير ملخصات مكالمات الممثلين الذين يواجهون صعوبات. يكتشف نمطًا: لا يسأل الممثل عن الجدول الزمني للقرار أو سلطة الميزانية. يصبح التدريب محددًا وقابلاً للتنفيذ.

توسيع نطاق أفضل الممارسات: الأفضل أداءً يتغلب على اعتراض معين. يصبح ملخص Remi8 الخاص به مادة تدريبية للفريق بأكمله.

تسليم المهام بين أعضاء الفريق

انتقال الحسابات: يغادر المندوب الشركة أو ينتقل إلى منطقة أخرى. يرث المندوب الجديد الحساب مع سجل المحادثات الكامل، ليس فقط مرحلة الصفقة في CRM، ولكن سياق العلاقة الفعلي.

من المبيعات إلى التنفيذ: يحصل فريق التنفيذ على ملاحظات شاملة حول توقعات العملاء ومخاوفهم والوعود التي قُطعت لهم. لا مفاجآت من نوع ”مهلاً، ماذا قال مندوب المبيعات؟“.

التعاون في الصفقات المعقدة: يعمل عدة مندوبين على صفقة واحدة للمؤسسة. يمكن للجميع الوصول إلى جميع محادثات أصحاب المصلحة. تنسيق مثالي.

دعونا نستعرض سير العمل الكامل لتحقيق أقصى استفادة من Remi8 في عملية المبيعات الخاصة بك:

التحضير قبل المكالمة

مراجعة المحادثات السابقة: قبل إجراء مكالمة المتابعة، ابحث في مساحة عمل Remi8 عن هذا العميل المحتمل. راجع:

• النقاط الرئيسية من المحادثة الأخيرة

• الالتزامات التي قطعتها

• الأسئلة التي طرحوها

• مجالات الاهتمام

• المخاوف التي أعربوا عنها

تدخل المكالمة وأنت مستعد تمامًا، مستشهدًا بتفاصيل محددة من أسابيع مضت. يعتقد العميل المحتمل أنك تتمتع بذاكرة مذهلة. أنت فقط تستخدم Remi8.

أثناء المكالمة

كن حاضرًا: مع تسجيل Remi8، يمكنك:

• التواصل البصري في مكالمات الفيديو بدلاً من التحديق في شاشة تدوين الملاحظات

• الاستماع بعمق لإشارات الشراء الدقيقة

• طرح أسئلة متابعة أفضل لأنك لست قلقًا بشأن تسجيل كل شيء

• بناء علاقة حقيقية بدلاً من إجراء معاملة

تتحسن جودة محادثاتك بشكل كبير عندما لا تحاول

المعالجة بعد المكالمة (3-5 دقائق)

الخطوة 1: مراجعة ملخص الذكاء الاصطناعي (دقيقة واحدة) اقرأ الملخص المنظم الذي أنشأه Remi8. تحقق من دقته. أضف أي سياق قد يكون الذكاء الاصطناعي قد أغفله.

الخطوة 2: تحسين الملاحظات الاستراتيجية (2 دقيقة) أضف تفسيرك المهني:

• ”الحاجة إلى التأكيد على قدرات الهاتف المحمول في العرض. مدير العمليات يشعر بوضوح بالإحباط من التقارير الميدانية“

• ”الحاجة إلى التأكيد على قدرات الهاتف المحمول في العرض. مدير العمليات يشعر بوضوح بالإحباط من التقارير الميدانية“

• ”تم ذكر المنافس XYZ ولكن العميل المحتمل لم يكن متحمسًا بشأن فرصة التميز“

الخطوة 3: إدخال CRM (دقيقتان) انسخ الأقسام ذات الصلة إلى حقول CRM. قم بتحديث مرحلة الصفقة. حدد مهام المتابعة. ضع علامة ”مكتمل“.

الوقت الإجمالي: 5 دقائق مقابل 20+ دقيقة في الطريقة التقليدية

المراجعة الأسبوعية

التعرف على الأنماط: راجع مكالماتك الأسبوعية بشكل إجمالي:

• ما هي النقاط المؤلمة التي تسمعها بشكل متكرر؟ (رؤية حول تطوير المنتج)

• ما هي الاعتراضات التي تستمر في الظهور؟ (الحاجة إلى تحسين الموقع أو التدريب)

• ما هي العملاء المحتملين الذين أظهروا أعلى مستوى من المشاركة؟ (حدد الأولويات وفقًا لذلك)

• أين تتعثر الصفقات؟ (فرصة لتحسين العملية)

نادرًا ما يحدث هذا التفكير الاستراتيجي عندما تغرق في التوثيق اليدوي.

إليك ما تفوته معظم مؤسسات المبيعات: بيانات CRM ليست مجرد نفقات إدارية. إنها معلومات تنافسية.

الفرق التي لديها توثيق شامل ودقيق للمكالمات:

• Close deals faster because nothing falls through cracks

• تنجز الصفقات بشكل أسرع لأنه لا يضيع أي شيء

• تفوز بمزيد من الصفقات لأن العروض تلبي الاحتياجات الفعلية المعلنة

• تبيع بشكل أكثر فعالية لأنها تتذكر المحادثات السابقة

• تتنبأ بشكل أكثر دقة لأن البيانات تعكس الواقع، وليس التفاؤل

• تقوم بتوسيع نطاق أفضل الممارسات لأن النجاح موثق وقابل للمشاركة

بيانات CRM الضعيفة ليست مجرد مصدر إزعاج. إنها تقتل الإيرادات.